Qué tareas puede hacer un empleado digital por su cuenta y cuáles requieren tu firma
Un lunes por la mañana, el dueño de una empresa de comercio de componentes industriales abre el móvil. Durante la noche, el empleado digital ya ha realizado más de cuarenta tareas: ha sincronizado los cambios de contacto de doce clientes, ha marcado en rojo tres pedidos vencidos y aún sin cobrar, ha respondido a nueve consultas habituales y ha enviado presupuestos a dos clientes de siempre. Echa un vistazo a las primeras tareas y sigue deslizando la pantalla, pero se detiene al ver la palabra «presupuesto». El precio está bien, el tono también. El problema es que el sistema ha hecho eso sin consultarle.
Que una tarea pueda ejecutarse automáticamente depende poco de lo inteligente que sea el modelo. Hay que fijarse en tres cosas: si es posible revertir un error, si la acción sale de la empresa y si, en caso de que algo salga mal, se puede saber quién la aprobó. Las acciones reversibles y que se quedan dentro de la empresa pueden ejecutarse sin restricciones; las irreversibles o que impliquen un compromiso externo deben detenerse y esperar a que alguien las apruebe. El límite se establece según el tipo de acción: el mismo empleado digital puede redactar informes internos semanales de forma totalmente automática, pero para enviar presupuestos a clientes debe obtener una aprobación.
Para implementarlo, basta con establecer tres niveles: ejecución automática, ejecución con aviso posterior (dejando un plazo de entre dos horas y medio día para revertirla) y aprobación previa a la ejecución. Lo que más suele pasarse por alto son las acciones sin importe, pero con mucha responsabilidad. Por ejemplo, prometer que «la mercancía llegará sin falta el próximo miércoles»: no cuesta ni un céntimo, pero es un compromiso del que habrá que responder. Los límites también deben quedar definidos en el sistema: lista de acciones permitidas, permisos vinculados a cada acción, registro reproducible de todo el proceso, autorización previa dentro de ciertos límites y escalamiento cuando se superen. Si la aprobación se convierte en un mero trámite, la sensación de seguridad que ofrece es falsa.
Este artículo es una adaptación de una publicación de la cuenta oficial de nuestra empresa en WeChat titulada «Qué tareas puede hacer un empleado digital por su cuenta y cuáles requieren tu firma». El original no tiene un enlace público.
Esto no constituye asesoramiento de inversión.
Un lunes por la mañana, el dueño de una empresa de comercio de componentes industriales abre el móvil. Durante la noche, el empleado digital ya ha realizado más de cuarenta tareas: ha sincronizado los cambios de contacto de doce clientes, ha marcado en rojo tres pedidos vencidos y aún sin cobrar, ha respondido a nueve consultas habituales y ha enviado presupuestos a dos clientes de siempre. Echa un vistazo a las primeras tareas y sigue deslizando la pantalla, pero se detiene al ver la palabra «presupuesto». El precio está bien, el tono también. El problema es que el sistema ha hecho eso sin consultarle.
Que una tarea pueda ejecutarse automáticamente depende poco de lo inteligente que sea el modelo. Hay que fijarse en tres cosas: si es posible revertir un error, si la acción sale de la empresa y si, en caso de que algo salga mal, se puede saber quién la aprobó. Las acciones reversibles y que se quedan dentro de la empresa pueden ejecutarse sin restricciones; las irreversibles o que impliquen un compromiso externo deben detenerse y esperar a que alguien las apruebe. El límite se establece según el tipo de acción: el mismo empleado digital puede redactar informes internos semanales de forma totalmente automática, pero para enviar presupuestos a clientes debe obtener una aprobación.
Para implementarlo, basta con establecer tres niveles: ejecución automática, ejecución con aviso posterior (dejando un plazo de entre dos horas y medio día para revertirla) y aprobación previa a la ejecución. Lo que más suele pasarse por alto son las acciones sin importe, pero con mucha responsabilidad. Por ejemplo, prometer que «la mercancía llegará sin falta el próximo miércoles»: no cuesta ni un céntimo, pero es un compromiso del que habrá que responder. Los límites también deben quedar definidos en el sistema: lista de acciones permitidas, permisos vinculados a cada acción, registro reproducible de todo el proceso, autorización previa dentro de ciertos límites y escalamiento cuando se superen. Si la aprobación se convierte en un mero trámite, la sensación de seguridad que ofrece es falsa.
Este artículo es una adaptación de una publicación de la cuenta oficial de nuestra empresa en WeChat titulada «Qué tareas puede hacer un empleado digital por su cuenta y cuáles requieren tu firma». El original no tiene un enlace público.
Esto no constituye asesoramiento de inversión.