Hal apa yang bisa dikerjakan sendiri oleh karyawan digital, dan hal apa yang harus Anda setujui
Pada Senin pagi, seorang pemilik usaha perdagangan komponen industri membuka ponselnya. Semalam, karyawan digitalnya sudah menyelesaikan lebih dari empat puluh tugas: menyinkronkan perubahan kontak dari dua belas pelanggan, menandai merah tiga pesanan yang sudah jatuh tempo dan belum dibayar, membalas sembilan pertanyaan rutin, serta mengirimkan penawaran harga kepada dua pelanggan lama. Ia hanya sekilas melihat beberapa tugas pertama lalu melewatinya. Namun, saat melihat kata “penawaran harga”, ia berhenti. Harganya benar, nadanya juga tepat, tetapi masalahnya adalah tugas itu dilakukan tanpa persetujuannya.
Apakah suatu tugas bisa dijalankan secara otomatis tidak terlalu bergantung pada seberapa pintar modelnya. Ada tiga hal yang perlu dilihat: apakah kesalahan bisa dibatalkan, apakah tindakan itu keluar dari perusahaan, dan jika terjadi masalah, apakah bisa diketahui siapa yang menyetujuinya. Tugas yang bisa dibatalkan dan hanya dilakukan secara internal boleh berjalan otomatis; tugas yang tidak bisa dibatalkan atau menimbulkan komitmen kepada pihak luar harus berhenti dan menunggu persetujuan manusia. Batasnya ditentukan berdasarkan tingkat tindakannya—karyawan digital yang sama bisa membuat laporan mingguan internal sepenuhnya secara otomatis, tetapi harus mendapat persetujuan sebelum mengirimkan penawaran harga kepada pihak luar.
Cukup terapkan tiga tingkat: berjalan otomatis, lakukan dulu lalu laporkan (sediakan jendela pembatalan selama dua jam hingga setengah hari), dan tunggu persetujuan sebelum bertindak. Yang paling mudah terlewat adalah tindakan bernilai uang nol tetapi berisiko tinggi, misalnya berjanji, “Barang pasti tiba Rabu depan.” Tidak ada nilai uang yang terlibat, tetapi itu tetap janji yang harus dipertanggungjawabkan. Batasan juga harus ditulis ke dalam sistem: daftar tindakan yang diizinkan, izin yang melekat pada tindakan, seluruh proses dapat diputar ulang, otorisasi awal dalam batas tertentu, dan eskalasi jika melampaui batas. Jika persetujuan berubah menjadi sekadar formalitas, rasa aman yang diberikannya hanyalah semu.
Artikel ini diadaptasi dari artikel di akun resmi WeChat perusahaan kami, “Hal apa yang bisa dikerjakan sendiri oleh karyawan digital, dan hal apa yang harus Anda setujui”. Naskah aslinya tidak memiliki tautan publik.
Bukan merupakan saran investasi.
Pada Senin pagi, seorang pemilik usaha perdagangan komponen industri membuka ponselnya. Semalam, karyawan digitalnya sudah menyelesaikan lebih dari empat puluh tugas: menyinkronkan perubahan kontak dari dua belas pelanggan, menandai merah tiga pesanan yang sudah jatuh tempo dan belum dibayar, membalas sembilan pertanyaan rutin, serta mengirimkan penawaran harga kepada dua pelanggan lama. Ia hanya sekilas melihat beberapa tugas pertama lalu melewatinya. Namun, saat melihat kata “penawaran harga”, ia berhenti. Harganya benar, nadanya juga tepat, tetapi masalahnya adalah tugas itu dilakukan tanpa persetujuannya.
Apakah suatu tugas bisa dijalankan secara otomatis tidak terlalu bergantung pada seberapa pintar modelnya. Ada tiga hal yang perlu dilihat: apakah kesalahan bisa dibatalkan, apakah tindakan itu keluar dari perusahaan, dan jika terjadi masalah, apakah bisa diketahui siapa yang menyetujuinya. Tugas yang bisa dibatalkan dan hanya dilakukan secara internal boleh berjalan otomatis; tugas yang tidak bisa dibatalkan atau menimbulkan komitmen kepada pihak luar harus berhenti dan menunggu persetujuan manusia. Batasnya ditentukan berdasarkan tingkat tindakannya—karyawan digital yang sama bisa membuat laporan mingguan internal sepenuhnya secara otomatis, tetapi harus mendapat persetujuan sebelum mengirimkan penawaran harga kepada pihak luar.
Cukup terapkan tiga tingkat: berjalan otomatis, lakukan dulu lalu laporkan (sediakan jendela pembatalan selama dua jam hingga setengah hari), dan tunggu persetujuan sebelum bertindak. Yang paling mudah terlewat adalah tindakan bernilai uang nol tetapi berisiko tinggi, misalnya berjanji, “Barang pasti tiba Rabu depan.” Tidak ada nilai uang yang terlibat, tetapi itu tetap janji yang harus dipertanggungjawabkan. Batasan juga harus ditulis ke dalam sistem: daftar tindakan yang diizinkan, izin yang melekat pada tindakan, seluruh proses dapat diputar ulang, otorisasi awal dalam batas tertentu, dan eskalasi jika melampaui batas. Jika persetujuan berubah menjadi sekadar formalitas, rasa aman yang diberikannya hanyalah semu.
Artikel ini diadaptasi dari artikel di akun resmi WeChat perusahaan kami, “Hal apa yang bisa dikerjakan sendiri oleh karyawan digital, dan hal apa yang harus Anda setujui”. Naskah aslinya tidak memiliki tautan publik.
Bukan merupakan saran investasi.