ما المهام التي يمكن للموظف الرقمي إنجازها بنفسه، وما المهام التي تتطلب توقيعك؟
في صباح يوم الاثنين، فتح صاحب شركة تتاجر بقطع الغيار الصناعية هاتفه، فوجد أن الموظف الرقمي أنجز خلال الليل أكثر من أربعين مهمة: حدّث بيانات الاتصال لدى اثني عشر عميلاً، ووضع علامة حمراء على ثلاثة طلبات تأخر سداد مستحقاتها، وردّ على تسعة استفسارات اعتيادية، وأرسل عروض أسعار إلى عميلين قديمين. ألقى نظرة سريعة على المهام الأولى وتجاوزها، لكنه توقف عندما رأى كلمتي «عرض سعر». لم يكن السعر خاطئاً، ولا نبرة الخطاب، لكن المشكلة أن هذه المهمة تجاوزته.
لا يتوقف إمكان تنفيذ مهمة تلقائياً على مدى ذكاء النموذج بقدر ما يتوقف على ثلاثة أمور: هل يمكن التراجع عن الخطأ؟ هل خرجت المهمة من نطاق الشركة؟ وإذا حدثت مشكلة، فهل يمكن معرفة من وقّع؟ ما كان قابلاً للتراجع وظل داخل الشركة يمكن تركه يعمل تلقائياً؛ أما ما لا يمكن التراجع عنه أو ينشئ التزاماً تجاه جهة خارجية، فيجب أن يتوقف إلى حين تدخل شخص. فالفاصل هنا هو مستوى الإجراء: الموظف الرقمي نفسه يستطيع إعداد تقرير أسبوعي داخلي تلقائياً بالكامل، لكن عرض الأسعار على العملاء يتطلب توقيعاً.
يكفي اعتماد ثلاثة مستويات للتطبيق: التنفيذ التلقائي، والتنفيذ ثم الإبلاغ (مع إتاحة مهلة للتراجع تتراوح بين ساعتين ونصف يوم)، والتوقيع قبل التنفيذ. وأكثر ما يسهل إغفاله هو الإجراءات التي لا تتضمن مبلغاً مالياً لكنها تنطوي على مسؤولية كبيرة، مثل التعهد بأن «البضاعة ستصل بالتأكيد يوم الأربعاء المقبل». لا يتضمن ذلك أي مبلغ، لكنه وعد تتحمل مسؤوليته. وينبغي أيضاً تدوين الحدود داخل النظام: قائمة بالإجراءات المسموح بها، وربط الصلاحيات بالإجراءات، وإمكانية مراجعة مسار العمل كاملاً، وتفويض مسبق ضمن حدود معينة، وتصعيد الأمر عند تجاوزها. فإذا تحولت الموافقة إلى مجرد ختم مطاطي، فالأمان الذي تمنحه ليس إلا وهماً.
هذه المقالة مقتبسة بصياغة جديدة من مقال نشرته شركتنا على حسابها الرسمي في وي تشات بعنوان «ما المهام التي يمكن للموظف الرقمي إنجازها بنفسه، وما المهام التي تتطلب توقيعك؟». ولا يتوفر رابط عام للمقال الأصلي.
لا يشكل ذلك نصيحة استثمارية.
في صباح يوم الاثنين، فتح صاحب شركة تتاجر بقطع الغيار الصناعية هاتفه، فوجد أن الموظف الرقمي أنجز خلال الليل أكثر من أربعين مهمة: حدّث بيانات الاتصال لدى اثني عشر عميلاً، ووضع علامة حمراء على ثلاثة طلبات تأخر سداد مستحقاتها، وردّ على تسعة استفسارات اعتيادية، وأرسل عروض أسعار إلى عميلين قديمين. ألقى نظرة سريعة على المهام الأولى وتجاوزها، لكنه توقف عندما رأى كلمتي «عرض سعر». لم يكن السعر خاطئاً، ولا نبرة الخطاب، لكن المشكلة أن هذه المهمة تجاوزته.
لا يتوقف إمكان تنفيذ مهمة تلقائياً على مدى ذكاء النموذج بقدر ما يتوقف على ثلاثة أمور: هل يمكن التراجع عن الخطأ؟ هل خرجت المهمة من نطاق الشركة؟ وإذا حدثت مشكلة، فهل يمكن معرفة من وقّع؟ ما كان قابلاً للتراجع وظل داخل الشركة يمكن تركه يعمل تلقائياً؛ أما ما لا يمكن التراجع عنه أو ينشئ التزاماً تجاه جهة خارجية، فيجب أن يتوقف إلى حين تدخل شخص. فالفاصل هنا هو مستوى الإجراء: الموظف الرقمي نفسه يستطيع إعداد تقرير أسبوعي داخلي تلقائياً بالكامل، لكن عرض الأسعار على العملاء يتطلب توقيعاً.
يكفي اعتماد ثلاثة مستويات للتطبيق: التنفيذ التلقائي، والتنفيذ ثم الإبلاغ (مع إتاحة مهلة للتراجع تتراوح بين ساعتين ونصف يوم)، والتوقيع قبل التنفيذ. وأكثر ما يسهل إغفاله هو الإجراءات التي لا تتضمن مبلغاً مالياً لكنها تنطوي على مسؤولية كبيرة، مثل التعهد بأن «البضاعة ستصل بالتأكيد يوم الأربعاء المقبل». لا يتضمن ذلك أي مبلغ، لكنه وعد تتحمل مسؤوليته. وينبغي أيضاً تدوين الحدود داخل النظام: قائمة بالإجراءات المسموح بها، وربط الصلاحيات بالإجراءات، وإمكانية مراجعة مسار العمل كاملاً، وتفويض مسبق ضمن حدود معينة، وتصعيد الأمر عند تجاوزها. فإذا تحولت الموافقة إلى مجرد ختم مطاطي، فالأمان الذي تمنحه ليس إلا وهماً.
هذه المقالة مقتبسة بصياغة جديدة من مقال نشرته شركتنا على حسابها الرسمي في وي تشات بعنوان «ما المهام التي يمكن للموظف الرقمي إنجازها بنفسه، وما المهام التي تتطلب توقيعك؟». ولا يتوفر رابط عام للمقال الأصلي.
لا يشكل ذلك نصيحة استثمارية.